Аппаратное совещание что это такое


Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний | ГАРАНТ

Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний

1. В целях упорядочения работы администрации района, координации деятельности органов администрации устанавливается единый порядок проведения аппаратных совещаний.

2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности глав городских и сельских поселений, входящих в состав района, органов администрации района, глава администрации Сургутского района проводит аппаратные совещания - ежемесячно по понедельникам.

На аппаратных совещаниях обязательно участие:

- заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района;

- руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района;

- глав городских и сельских поселений района;

- руководителей муниципальных организаций района по поручениям главы администрации района.

На аппаратные совещания могут приглашаться руководители (представители) государственных органов и организаций района.

3. Список лиц, имеющих право присутствовать на аппаратном совещании в понедельник, определяется управляющим делами администрации района. Продолжительность аппаратного совещания зависит от характера обсуждаемых вопросов. Аппаратное совещание ведёт глава администрации Сургутского района, а при его отсутствии - лицо, исполняющее его полномочия.

4. В соответствии с утверждённым планом основных организационно-технических мероприятий администрации района проект повестки дня аппаратного совещания администрации района формируется управлением по организации деятельности администрации района не позднее, чем за три рабочих дня до совещания и подписывается управляющим делами. Повестка дня аппаратного совещания, подписанная управляющим делами администрации района доводится управлением по организации деятельности администрации района до сведения руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, глав городских и сельских поселений, иных заинтересованных лиц.

Рассмотрение на аппаратном совещании вопросов, не вошедших в повестку дня, а также снятие и перенос вопросов, вошедших в повестку дня, возможно по согласованию с управляющим делами администрации района на основании служебной записки.

5. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации, специалисты, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на аппаратных совещаниях, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. Материалы по вопросам, включённым в план аппаратных совещаний, представляются для ознакомления главе администрации района не позднее, чем за 2 рабочих дня до определённой планом даты рассмотрения вопроса.

6. На аппаратном совещании время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.

7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на аппаратных совещаниях организует управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

8. Организация подготовки и проведения аппаратных совещаний, оформление поручений главы администрации района, данных на аппаратных совещаниях, возлагается на управление по организации деятельности администрации района.

9. Протокол аппаратного совещания администрации района ведётся начальником управления по организации деятельности администрации района, а в период его отсутствия, лицом, исполняющим его обязанности.

10. Контроль за выполнением поручений главы администрации района, содержащихся в протоколе аппаратного совещания, осуществляется управлением по организации деятельности администрации района.

base.garant.ru

Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний | ГАРАНТ

Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний

1. В целях упорядочения работы администрации района, координации деятельности органов администрации устанавливается единый порядок проведения аппаратных совещаний.

2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности глав городских и сельских поселений, входящих в состав района, органов администрации района, глава администрации Сургутского района проводит аппаратные совещания - ежемесячно по понедельникам.

На аппаратных совещаниях обязательно участие:

- заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района;

- руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района;

- глав городских и сельских поселений района;

- руководителей муниципальных организаций района по поручениям главы администрации района.

На аппаратные совещания могут приглашаться руководители (представители) государственных органов и организаций района.

3. Список лиц, имеющих право присутствовать на аппаратном совещании в понедельник, определяется управляющим делами администрации района. Продолжительность аппаратного совещания зависит от характера обсуждаемых вопросов. Аппаратное совещание ведёт глава администрации Сургутского района, а при его отсутствии - лицо, исполняющее его полномочия.

4. В соответствии с утверждённым планом основных организационно-технических мероприятий администрации района проект повестки дня аппаратного совещания администрации района формируется управлением по организации деятельности администрации района не позднее, чем за три рабочих дня до совещания и подписывается управляющим делами. Повестка дня аппаратного совещания, подписанная управляющим делами администрации района доводится управлением по организации деятельности администрации района до сведения руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, глав городских и сельских поселений, иных заинтересованных лиц.

Рассмотрение на аппаратном совещании вопросов, не вошедших в повестку дня, а также снятие и перенос вопросов, вошедших в повестку дня, возможно по согласованию с управляющим делами администрации района на основании служебной записки.

5. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации, специалисты, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на аппаратных совещаниях, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. Материалы по вопросам, включённым в план аппаратных совещаний, представляются для ознакомления главе администрации района не позднее, чем за 2 рабочих дня до определённой планом даты рассмотрения вопроса.

6. На аппаратном совещании время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.

7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на аппаратных совещаниях организует управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

8. Организация подготовки и проведения аппаратных совещаний, оформление поручений главы администрации района, данных на аппаратных совещаниях, возлагается на управление по организации деятельности администрации района.

9. Протокол аппаратного совещания администрации района ведётся начальником управления по организации деятельности администрации района, а в период его отсутствия, лицом, исполняющим его обязанности.

10. Контроль за выполнением поручений главы администрации района, содержащихся в протоколе аппаратного совещания, осуществляется управлением по организации деятельности администрации района.

base.garant.ru

Порядок и особенности проведения аппаратных совещаний в местной администрации

Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].

Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы, как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.

Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:

- рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);

- обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.

Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени[23].

Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания, не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов, применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:

- предлагать несколько способов решения проблем;

- презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;

- обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.

Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.

Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].

Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:

- подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;

- обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;

- возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;

- разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);

- принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;

- организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;

- подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.

Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.

Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:

- совещания открытого типа;

- совещания с привлечением ограниченного количества участников;

- совещания закрытого типа.

Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях, а при наличии специального приглашения - на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации, руководители ее структурных подразделений определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав его участников.

Поручения главы городского округа, определенные им на еженедельных совещаниях, оформляются в форме протоколов поручений в течение 1 рабочего дня после проведения совещания. Оформление протоколов совещаний у главы городского округа и доведение их до ответственного исполнителя осуществляет отдел протокола управления главы городского округа (далее - отдел протокола)в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Перед утверждением главой городского округа проекты протоколов совещаний посредством системы электронного документооборота «Аврора» (далее - СЭД «Аврора») направляются отделом протокола на согласование ответственным исполнителям. Процедура согласования осуществляется в течение 1 рабочего дня с момента получения документа. В случае отсутствия возражений и (или) дополнений, представленных ответственными исполнителями посредством СЭД «Аврора» в рамках процедурных сроков, данный проект протокола считается согласованным.

После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.

Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.

Еженедельные оперативные совещания у главы городского округа город Воронеж проводятся каждый понедельник. Еженедельные рабочие совещания - каждый четверг.

На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.

Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.

Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).

Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.

В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.

Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.

Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.

Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).

Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.

Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.

Глава городского округа город Воронеж принимает участие в заседаниях правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, в оперативных совещаниях губернатора. В случае возникновения необходимости выступления главы городского округа с докладом на указанных мероприятиях управление главы городского округа в течение 1 рабочего дня посредством СЭД «Аврора» направляет первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям управ районов городского округа город Воронеж, руководителям структурных подразделений администрации, курирующим соответствующее направление работы, копии повестки дня заседания или совещания с отметкой вопросов, входящих в их компетенцию. Ответственным за обобщение информации и представление ее в управление главы городского округа является руководитель структурного подразделения администрации, стоящий первым в списке исполнителей (далее - ответственный исполнитель).

Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:

- заседания правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, - до 9 рабочих дней, предшествующих заседанию;

- оперативные совещания губернатора Воронежской области, - до 4 рабочих дней, предшествующих совещанию.

При несоответствии информации поставленным вопросам (ответ не по существу вопроса, частичные ответы, неполное раскрытие темы и т.п.) управление главы городского округа возвращает ответственному исполнителю материалы на доработку в течение 1 рабочего дня. Срок доработки доклада (презентации) - 1 рабочий день.

Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.

Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.

Вопросы текущей деятельности администрации и управ районов городского округа горд Воронеж рассматриваются в установленное рабочее время. Данные совещания, а также собрания, круглые столы и прочие коллегиальные методы работы (далее - совещания) осуществляются с участием должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам.

Проводимые совещания подразделяются на рабочие, оперативные и планерные. Рабочие совещания проводятся для определения новых целей, постановки задач, которые требуется решить, оперативные - для уточнения и оперативного решения вопросов структурных подразделений, обмена информацией, корректировки или выработки новых решений, назначения ответственных за проработку вопросов и т.п., а планерные - для разрешения текущих вопросов и конкретных проблемных ситуаций, выработки альтернативных решений.

Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:

- рабочие и оперативные - до 2 часов;

- планерные - до 30 минут.

На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.

Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.

Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

Контроль за исполнением протокольных поручений главы городского округа город Воронеж, губернатора и правительства Воронежской области по существу поставленных вопросов, а также за объективностью представляемой информации непосредственно осуществляют ответственные исполнители - должностные лица, на которых возложено данное поручение.

Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.

Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.

При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.

В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.

Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.

Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.

Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.

Помимо этого, в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.

Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.

Эта страница нарушает авторские права

allrefrs.ru

Порядок и особенности проведения аппаратных совещаний в местной администрации

Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].

Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.

Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:

- рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие-либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);

- обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.

Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени[23].

Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:

- предлагать несколько способов решения проблем;

- презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;

- обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.

Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.

Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].

Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:

- подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;

- обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;

- возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;

- разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);

- принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;

- организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;

- подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.

Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.

Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:

- совещания открытого типа;

- совещания с привлечением ограниченного количества участников;

- совещания закрытого типа.

Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях, а при наличии специального приглашения - на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации, руководители ее структурных подразделений определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав его участников.

Поручения главы городского округа, определенные им на еженедельных совещаниях, оформляются в форме протоколов поручений в течение 1 рабочего дня после проведения совещания. Оформление протоколов совещаний у главы городского округа и доведение их до ответственного исполнителя осуществляет отдел протокола управления главы городского округа (далее – отдел протокола)в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Перед утверждением главой городского округа проекты протоколов совещаний посредством системы электронного документооборота «Аврора» (далее – СЭД «Аврора») направляются отделом протокола на согласование ответственным исполнителям. Процедура согласования осуществляется в течение 1 рабочего дня с момента получения документа. В случае отсутствия возражений и (или) дополнений, представленных ответственными исполнителями посредством СЭД «Аврора» в рамках процедурных сроков, данный проект протокола считается согласованным.

После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.

Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.

Еженедельные оперативные совещания у главы городского округа город Воронеж проводятся каждый понедельник. Еженедельные рабочие совещания – каждый четверг.

На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.

Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.

Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).

Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания, направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.

В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.

Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.

Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.

Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).

Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.

Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.

Глава городского округа город Воронеж принимает участие в заседаниях правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, в оперативных совещаниях губернатора. В случае возникновения необходимости выступления главы городского округа с докладом на указанных мероприятиях управление главы городского округа в течение 1 рабочего дня посредством СЭД «Аврора» направляет первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям управ районов городского округа город Воронеж, руководителям структурных подразделений администрации, курирующим соответствующее направление работы, копии повестки дня заседания или совещания с отметкой вопросов, входящих в их компетенцию. Ответственным за обобщение информации и представление ее в управление главы городского округа является руководитель структурного подразделения администрации, стоящий первым в списке исполнителей (далее - ответственный исполнитель).

Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:

- заседания правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, – до 9 рабочих дней, предшествующих заседанию;

- оперативные совещания губернатора Воронежской области, – до 4 рабочих дней, предшествующих совещанию.

При несоответствии информации поставленным вопросам (ответ не по существу вопроса, частичные ответы, неполное раскрытие темы и т.п.) управление главы городского округа возвращает ответственному исполнителю материалы на доработку в течение 1 рабочего дня. Срок доработки доклада (презентации) – 1 рабочий день.

Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.

Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.

Вопросы текущей деятельности администрации и управ районов городского округа город Воронеж рассматриваются в установленное рабочее время. Данные совещания, а также собрания, круглые столы и прочие коллегиальные методы работы (далее – совещания) осуществляются с участием должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам.

Проводимые совещания подразделяются на рабочие, оперативные и планерные. Рабочие совещания проводятся для определения новых целей, постановки задач, которые требуется решить, оперативные – для уточнения и оперативного решения вопросов структурных подразделений, обмена информацией, корректировки или выработки новых решений, назначения ответственных за проработку вопросов и т.п., а планерные – для разрешения текущих вопросов и конкретных проблемных ситуаций, выработки альтернативных решений.

Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:

- рабочие и оперативные - до 2 часов;

- планерные - до 30 минут.

На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.

Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.

Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

Контроль за исполнением протокольных поручений главы городского округа город Воронеж, губернатора и правительства Воронежской области по существу поставленных вопросов, а также за объективностью представляемой информации непосредственно осуществляют ответственные исполнители – должностные лица, на которых возложено данное поручение.

Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.

Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.

При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.

В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.

Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.

Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.

Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.

Помимо этого в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.

Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

megalektsii.ru

Аппаратное совещание

05.10.2018

Накануне в большом зале районной администрации состоялось очередное расширенное аппаратное совещание при главе Смидовичского муниципального района Максиме Шупикове. Один из главных вопросов - готовность к отопительному сезону.

В начале совещания Максим Шупиков представил избранных глав муниципальных образований района Антона Онищенко (Камышовское сельское поселение) и Людмилу Марцеву (Волочаевское сельское поселение) и пожелал им плодотворной работы на благо жителей территорий и всего Смидовичского района.

С подробным докладом о готовности объектов жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы к отопительному сезону выступил начальник управления жилищно-коммунального хозяйства администрации района Виктор Слуцкий.

Напоминаем о том, что вопросы подготовки к отопительному периоду поднимались на каждом аппаратном совещании при главе муниципального района в период с июня по сентябрь, а также в ходе рабочих поездок руководителя муниципалитета по району.

На подготовку к предстоящей зиме было запланировано затратить более 36 млн рублей. В итоге, по состоянию на 1 октября общая готовность района к отопительному сезону составляет 95 %. В настоящее время промыты и опрессованы все сети теплоснабжения, подготовлены жилищный фонд и объекты теплоснабжения. К зиме готовы все объекты КНС и станции очистки воды.

Что касается твёрдого топлива, то сейчас на складах района находится 63 % от необходимого запаса, на подходе ещё 4,36 тыс. тонн угля, что позволит обеспечить 45-дневный запас. Уголь будет поступать и в течение всего октября.

Отопительный сезон начался на территории района  5 октября, 8 октября будут запущены котельные Смидовичского городского поселения.

Максим Шупиков рекомендовал держать ситуацию по прохождению отопительного сезона на ежедневном контроле, а также уделить максимальное внимание работам в котельных Смидовичского городского поселения.

Отдел по связям с общественностью и СМИ

xn--d1ahlt.xn--p1ai

Кратко-ёмко. Обзор аппаратного совещания

Сегодняшнее аппаратное совещание, хотя и было совмещено с заседанием областного правительства, длилось необычайно мало — чуть более 2-х часов. Причина тому — отсутствие губернатора. Его место во главе стола в зале заседаний занял сегодня Александр Якунин. Сергей Иванович работает в Москве, где проходит конференция по улучшению инвестиционного климата. Кстати, завтра в рамках этой конференции состоится презентация рейтинга деловой активности регионов России, в котором в качестве пилотного региона будет участвовать Ульяновская область. А наш губернатор выступит с докладом в рамках круглого стола «Малый бизнес. Какой эффект дает поддержка государства». На сайте «Ведомостей» организована прямая трансляция конференции и ту ее часть, в которой будет участвовать Сергей Морозов мы постараемся продублировать и на Улпрессе.

О законах

Однако вернемся к сегодняшнему совещанию. Началось оно с рассмотрения ряда законопроектов. В частности закон о публичных мероприятиях (пикетах, митингах и т.д.) планируется дополнить перечнем мест, где проводить их запрещено. Согласно другому законопроекту до 5 лет возрастет срок, в течение которого предприниматели смогут выкупить из государственной или муниципальной собственности те объекты недвижимости, которые они арендуют для бизнеса. Еще один законопроект предусматривает передачу зданий и помещений, используемых для своих нужд органами УМВД (например, объекты ГИБДД на ул. Ефремова) из областной собственности в федеральную. Наконец, Олег Асмус представил коллегам изменения в региональном законодательстве, связанные с прекращением действия 94 ФЗ (о госзакупках) с нового года.

О рыболовах и «охотниках»

Когда повестка заседания правительства была исчерпана, областные министры приступили к аппаратному совещанию. Начали его с обсуждения ЧП. Первое случилось в субботу — 11 рыбаков на льдине унесло к Красному Яру. Их спасли, но история могла закончится куда менее благоприятно. Замгубернатора Николай Маркин в очередной раз сказал о том, что несколько рыбешек не стоят такого риска для жизни и призвал рыбаков отказаться от хобби до того, как лед окончательно окрепнет. Хотя вряд ли на заядлых удильщиков эти призывы окажут должное воздействие — каждый из них уверен, что несчастье может случиться с кем угодно, но только не с ним. Другое ЧП произошло вчера в Сенгилеевском районе. Здесь виновниками стали не рыбаки, а охотники. Вернее сказать, не охотники а люди с ружьями (или человек с ружьем). Некто, кого Александр Якунин вполне справедливо назвал идиотом, зачем-то обстрелял изолятор высоковольтных линий. В результате без электричества остался весь поселок Цемзавод, включая котельную, поэтому подача тепла в дома жителей тоже временно прекратилась. ЧП произошло ночью, а уже к 17 часам его последствия устранили. Стрелявшего ищет полиция. К поискам обещали подключить местное общество охотников — наверняка кто-то из них знает вандала.

О промышленности

Хорошие новости для региональной промышленности привез из Москвы Александр Пинков. 10 декабря он участвовал в работе комиссии по военно-промышленному комплексу. Гособоронзаказ в ближайшее время может увеличить загруженность двух наших предприятий — Механического завода и УАЗа. Мехзавод будет поставлять в армию какое-то «совершенно новое» оборудование. Заказ рассчитан на три года и в денежном выражении соответствует 18 миллиардам рублей. УАЗ до 25 декабря представит в комиссию по ВПК программу поставок и обслуживания своих автомобилей в силовые ведомства РФ — в армию, ФСБ и МВД. Поставки будут производиться в течение трех лет, их объемы и суммы пока не называются. О новых перспективах «Авиастара» рассказывал Вильдан Зиннуров. Завод также получит новые заказы, которые обеспечат его работой аж до 2025 года. Для своевременного исполнения заказа «Авиастар» усилит свою производственную мощь. Если сегодня ее хватает на производство 8 самолетов в год, то к 2018 году этот показатель составит 18 самолетов. Уже в наступающем году на предприятие собираются принять 700 новых сотрудников. Всего же штат увеличится на 3500 человек. Рост производства в 2014 году составит 173%, налоговые отчисления в бюджет вырастут на половину. Одновременно развивается социальная инфраструктура предприятия — к 2018 году будет построено 4000 новых квартир для работников. Интеренсый факт: уже сегодня Ульяновск признан центром комплектации интерьерами всех отечественных пассажирских самолетов.

О здравоохранении, рождаемости и смертности

Ситуация в здравоохранении опасений не вызывает. Именно такой вывод следует из доклада на аппаратном совещании представителя регионального минздрава. Проведена вакцинация против гриппа 25% населения, как и требовал план. Аптеки обеспечены лекарствами и поводов для тревоги нет. Что ж, хорошо, если все действительно так. С докладом о демографической ситуации выступила Татьяна Мурдасова. И здесь тоже есть повод для радости: рождаемость в регионе растет. Снижается количество абортов. При этом динамика численности населения по прежнему отрицательная — смертность все еще превышает рождаемость. Три главные причины смертности — сердечно-сосудистые, онкологические заболевания и ДТП. Кроме того, в регионе очень высокий средний возраст — 41 год. В ПФО старше нас только Пензенская область.

Про спорт

26 декабря в Ульяновск прибывает олимпийский огонь. К его встрече почти все готово. Об этом на аппаратном совещании доложила Алла Никитина. Водителей заранее предупредят о перекрытии улиц, в том числе и в центре, однако «небольшого» транспортного коллапса избежать не удастся. Помимо традиционной эстафеты, олимпийский огонь собираются прокатить на «Руслане» над всей областью. В правительстве считают, что это красивый ответ на запуск факела в космос и погружение огня на дно Байкала. Еще один повод для спортивной радости — вчерашняя выездная ничья хоккейной «Волги» в матче против красногорского «Зоркого». По ходу встречи команда вела 4 мяча, потом проигрывала, но завершила игру вничью, чему болельщики несказанно рады. 18 декабря «Волга» откроет сезон и на домашнем льду. В 18 часов на стадионе «Труд» начнется матч против нижегородского «Старта». В Ульяновске открылся сезон массового катания на коньках. На «Труде» в выходные был небывалый аншлаг. Только по билетам (150 рублей за 3 часа) за два дня покататься успели 4000 человек. Плюс дети и пенсионеры, которые проходили на каток бесплатно.

О празднике и погоде

Завершили аппаратное темой подготовки к празднованию Нового года. По словам Татьяны Тарасовой, праздничное оформление идет во всех населенных пунктах области. В нескольких районах завершается приемка оформления. Александр Якунин справедливо отметил, что было бы неправильно украсить улицы, не очистив их при этом от снега. «Это как человек в хорошем костюме, но с грязными ботинками», — к такой метафоре прибегнул зампред и попросил коммунальные службы районов уделить вопросу должное внимание.

В ближайшие дни негативных погодных явлений не ожидается. Несмотря на благоприятный прогноз, дежурные службы находятся в состоянии постоянной готовности.

    

ulpressa.ru


Смотрите также