Чем заняться в командировке


Что делают сотрудники в командировке?

Количество техники в офисах компаний растет с каждым годом. Если раньше среднестатистическому сотруднику для работы вполне хватало стационарного компьютера в паре с принтером-сканером, то теперь очень многие бизнес-показатели напрямую зависят от мобильности персонала, обеспечить которую помогают ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Это ведь так удобно: работник может перемещаться по просторам родной компании, всегда оставаясь на связи и имея доступ к важным материалам и документам. И, даже оказавшись в командировке или отпуске, на другом конце мира, он сможет решить любой срочный возникший вопрос. На гребне волны модернизации в первую очередь оказались разъездные работники, чьи должностные обязанности связаны с регулярными перемещениями.

Часто единственным способом, позволяющим обеспечить персонал всеми необходимыми для работы условиями, является покупка смартфона или планшета. Во-первых, как ни странно, но у сотрудника могут банальным образом отсутствовать необходимые девайсы. Во-вторых, специфическое ПО, позволяющее быстро входить в корпоративные базы данных или обмениваться информацией может не установиться на личную технику сотрудника из-за несоответствия операционных систем или их версий. В-третьих, работник может не захотеть устанавливать непонятные программы на свой телефон.

Казалось бы, как только мобильный персонал оснащен всем необходимым, проблемы решены и остается спокойно сидеть и ждать резкого повышения продаж и качества обслуживания. Но нет, в силу вступает «человеческий фактор». Как демонстрирует статистика, собранная Стахановцем, разъездные сотрудники регулярно пользуются своей «свободой» для личных целей. Проще говоря – обманывают работодателя.

«Бесплатные» минуты

Самое распространенное и относительно «безвредное» занятие сотрудников, получивших корпоративный смартфон или планшет – тут же отправиться в путешествие по интернету в поисках новых демотиваторов, начать звонить друзьям или писать смски. За корпоративный счет, разумеется. Оставив коммуникации без контроля, работодатель в лучшем случае, будет терять деньги из-за быстро разрастающейся статьи расходов на связь. В худшем случае, чересчур активный сотрудник рано или поздно доиграется, подхватит вирус на и занесет его во внутреннюю сеть компании. Подобные «подвиги» чреваты не только бессонными ночами сисадмина, но и кражей данных или уничтожением ценной информации.

Интим и алкоголь

Современные сотрудники, регулярно катающиеся по командировкам, с удовольствием поддерживают традиции моряков, и заводят себе по роману в «каждом порту». Теоретически, моральный облик человека – сугубо его личное дело. Однако, в реальности ситуация обстоит несколько иначе. Хитрые работники с завидной регулярностью саботируют задачи и не появляются на объектах, проводя дни и ночи в объятьях местных «любимых».

Если же в поездку отправились два сотрудника, да еще и одного пола, снабженные солидным запасом командировочных, не исключено, что вместо работы они устроят карнавал с посещением злачных мест и обильным употреблением спиртных напитков.

В итоге, работа или не будет выполнена совсем, а босс получит отчет, состряпанный на основании бурной фантазии «доблестного труженика», или же, сотрудник, пребывая в неадекватном состоянии серьезно подпортит репутацию фирмы.

Работа на конкурентов

Все вышеперечисленное – детские шалости, по сравнению с главной опасностью, работой на конкурентов. Многие «командировочные» уже давно смекнули: пребывая в отъезде совсем не обязательно выполнять задачи только для одной компании. Инженеры и архитекторы могут параллельно инспектировать объекты для нескольких различных фирм. Менеджеры – заключать контракты как для своей «родной» компании, так и для конкурирующей фирмы. Или вообще игнорировать основные задачи, работая на себя и развивая свой бизнес. И это при том, что командировку и расходы оплачивает работодатель.

Случаи, когда сотрудник возвращается из поездки со стартовым капиталом договоров для своей, личной фирмы, а его непосредственное руководство кусает локти и подсчитывает ущерб от упущенных возможностей, происходят регулярно.

Средства контроля

Объективная реальность такова: без электронных систем мониторинга узнать, чем занимается персонал в командировках – невозможно. «Нарисовать» красивый отчет, с 1001 отпиской, почему работа не была выполнена, для опытного менеджера дело 5 минут. Сфальсифицировать данные о поездке, не побывав ни на одном объекте и не проведя ни единой встречи, отнюдь не подвиг Геракла для работника, хотя бы пару раз ранее побывавшего в подобных поездках. Проверять каждый шаг разъездных сотрудников, пуская по их следу «менеджеров-контролеров» или обзванивая контакты – прямой путь к банкротству, ведь затраты человеческих и материальных ресурсов окажутся крайне высоки.

Оптимальное решение проблемы – контроль перемещений, с учетом времени пребывания в различных точках, а также анализ звонков и смс.

Анализ маршрута позволяет с точностью до минуты проследить весь путь сотрудника, определив, сколько времени и в каких местах он проводил. Были ли это деловые встречи, или, сбежав от бдительного босса, работник пустился во все тяжкие. Выполнялись ли задачи компании или менеджер решил «подработать» на конкурентов, или занялся развитием собственного бизнеса.

Анализ звонков и сохранение аудиозаписей – своего рода страховка, позволяющая не только сэкономить деньги на нецелевых звонках и смс, но и в ряде случаев выявить работника в состоянии алкогольного опьянения, обнаружить инсайдера, параллельно работающего на несколько организаций и не допустить утечку ценных коммерческих данных.

Кейс

Один из специалистов крупной торговой компании отправился на месяц в командировку в город N с целью проинспектировать 10 торговых точек. Вернувшись из поездки, сотрудник подготовил детальный красочный отчет о посещении всех магазинов, указанных в плане.

По счастливой случайности один из ТОП-менеджеров оказался в городе N, буквально через несколько дней после «командировочного специалиста» и выяснил, что работник недобросовестно отнесся к порученной задаче, посетил одну торговую точку и на основании полученных данных подготовил отчет.

Раскрыв обман, руководство решило выяснить, какой процент персонала действует по подобной схеме, недобросовестно выполняя свои обязанности, и приняло решение установить Стахановец.

Как оказалось, большая часть работников уже давно воспринимала командировки, как дополнительный оплачиваемый отпуск. Только 10% разъездных сотрудников, не так давно начавших работать в фирме, выполняли план в полном объеме. Остальные пытались схитрить, тратя на рабочие задачи не более 30% времени, а остальные 70% уходили на всевозможные развлечения. Итоговые отчеты – фальсифицировались. Был также зафиксирован случай, когда один из менеджеров решил сменить пункт пребывания, и отправился из целевого города командировки прямиком на курорт, в другой конец страны.

Срок окупаемости внедрения Стахановца составил одну неделю.

Как подготовиться к деловой поездке

  1. Карьера
  2. Деловые навыки
  3. Как подготовиться к деловой поездке

Сью Фокс

Ваш бизнес может доставить вас по всему городу, стране или миру. Если вы регулярно путешествуете по делам, вы со временем узнаете то, чему учатся все хорошие путешественники: в дороге очень важны уверенность в себе и рутина. Деловые поездки не должны быть утомительными, и, хотя некоторый стресс неизбежен, он не должен делать вас несчастным.Привыкайте готовиться к командировке с помощью этих советов:

  • Организация проезда и проживания. Аренда автомобилей, авиабилеты, бронирование билетов на поезд и номера в отелях не становятся дешевле, чем дольше вы ждете, и не становятся более доступными. Когда вы планируете деловую поездку, будь то национальная или международная, учитывайте религиозные и местные праздники, поскольку предприятия и рестораны могут быть закрыты.

  • Составьте маршрут. В этом маршруте укажите информацию о рейсе; информация о наземном транспорте; название отеля, адрес, номер телефона и номер бронирования; время и место встреч - по возможности по телефонам; имена хостов, номера телефонов и факсов, а также адреса электронной почты; организация питания; и запланированные развлечения.

  • Убедитесь, что кто-то знает ваш план поездки. Передайте копию своего маршрута своему помощнику или сотруднику, а другую копию - другу или родственнику.Если что-то пойдет не так, и вы не вернетесь, когда обещали, кто-то сможет начать поиск с точной информацией о вас.

  • Приведите документы в порядок. Куда бы вы ни пошли, возьмите с собой удостоверение личности, которое позволяет вам управлять автомобилем. Если вы часто путешествуете за границу, подумайте о получении международных водительских прав; его быстро и легко получить в Государственном департаменте США. Если вы выезжаете из страны, еще раз проверьте дату истечения срока действия вашего паспорта.Для получения паспортной информации обратитесь в почтовую службу США.

  • Иметь нужную валюту в командировке. Если вы собираетесь в командировку за границу, обязательно зайдите в свой банк заранее и получите достаточно валюты из страны назначения, чтобы оплатить небольшие расходы, прежде чем у вас появится возможность пойти в пункт обмена валюты отеля или банка. Кроме того, спросите свой банк или хостинг, будет ли ваша карта банкомата работать для получения целевой валюты в отеле, где вы остановитесь, или в соседнем банке.

  • Упакуйте только то, что вам нужно. Все остальное оставьте дома. Вы должны взять с собой ноутбук, мобильный телефон, отчеты, контракты, брошюры, одежду и набор для бритья или косметичку. Не забывайте свои лекарства и рецепты на линзы, если вы носите очки или контактные линзы. Возьмите кредитную карту с открытым балансом и наличными, если вы будете в сельской местности. Вы также можете принести дорожные чеки.

Об авторе книги
Сью Фокс является автором Etiquette For Dummies , 2nd Edition, и профессиональным членом Международной ассоциации консультантов по протоколу (IAPC) в Вашингтоне, округ Колумбия.С.

.

Лучшие советы по планированию деловой поездки

Следуйте этим 6 шагам для эффективной деловой поездки:

  • Организуйте поездку заранее
  • Выбирайте жилье по цене и удобству
  • Создать маршрут
  • Найдите пункт назначения
  • Не забывайте свою электронику, аксессуары и проездные документы
  • Подготовьтесь к встрече


В современном цифровом мире мы можем общаться в разных часовых поясах в любой момент.Однако, когда дело доходит до посредничества в крупной сделке или налаживания прочных и длительных деловых отношений, ничто не может сравниться с личным общением. Согласно прогнозам, к 2020 году расходы на деловые поездки во всем мире вырастут до 1,6 трлн долларов США 1 .

Корпоративные поездки по-прежнему так важны, и не менее важно для всех, кто отправляется в командировку, тщательно подготовиться. Когда вы прибываете в пункт назначения расслабленным и хорошо подготовленным, вы лучше подготовлены, чтобы произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели встречи.Подготовка позволяет вашему разуму сосредоточиться на здесь и сейчас, чтобы вы всегда были в курсе событий на этой важной встрече. Если вы хотите уточнить, как вы готовитесь к следующей экскурсии, следуйте этим важным советам, чтобы стать эффективным планировщиком деловых поездок.

Организовать поездку

Вне зависимости от того, указано ли вы в проездных документах ваше имя или являетесь менеджером по путешествиям, тщательное планирование деловых поездок имеет важное значение. Вашим первым шагом всегда должно быть ознакомление с корпоративной политикой в ​​отношении поездок вашей компании.Вы планируете командировку, а не планируете личный или короткий перерыв, поэтому очень важно соблюдать политику вашей компании.

Теперь пора забронировать поездку. Это может быть поездка по воздуху, по железной дороге, аренда автомобиля или даже на лодке. Подумайте о поездке от двери до двери, сочетая время в пути с ценой и удобством. Визуализируйте различные этапы поездки из пункта А в пункт Б. Обдумайте такие детали, как время, необходимое для перемещения между аэропортом и железнодорожным вокзалом, время, необходимое для заполнения документов в компании по аренде автомобилей, и может ли быть полезно хранение багажа.Используйте несколько источников и разные сайты сравнения, исследуя, какие компании предлагают лучшие предложения. Опять же, помните о любых бюджетных ограничениях в политике вашей компании в отношении поездок.

Не забывайте мелкие детали. Есть ли в самолете Wi-Fi, чтобы вы могли работать в пути? Разве отъезд на день раньше позволит вам прийти на первую встречу лучше отдохнувшими и подготовленными? На этом этапе чем тщательнее вы готовитесь, тем увереннее и расслабленнее вы будете, когда уходите.

Выберите вариант проживания

Подготовка к деловой поездке - это, конечно, только половина работы.Также важно выбрать лучшее жилье, соответствующее вашим требованиям. Если у вас есть только одно место для встреч, убедитесь, что вы бронируете отель, который находится поблизости, вместо того, чтобы поддаваться влиянию более роскошного варианта, который может оказаться напряженной 45-минутной поездкой. Используйте карты на своем смартфоне, чтобы измерить расстояние от вокзала или аэропорта до вашего отеля - и помните, что дороги и транспортные сети будут загружены в определенное время дня.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отелей, чтобы узнать, есть ли какие-либо предпочтительные отели - вы тоже можете получить выгодную сделку.При рассмотрении стоимости убедитесь, что вы сравниваете цены на аналогичные типы жилья и выбираете то, что по справедливой цене - некоторые компании даже устанавливают стоимость в день, которая ограничит выбор отелей.

Также неплохо обратить пристальное внимание на удобства в отеле. В некоторых отелях, ориентированных на туристов, завтрак подается слишком поздно для раннего начала поездки, и, как деловой путешественник, вы, вероятно, захотите бесплатный Wi-Fi, круглосуточное обслуживание номеров и множество розеток для зарядки ваших устройств. CWT Hotel Intel предоставляет путешественникам доступ к надежным отзывам об отелях и может быть полезным инструментом для планировщиков деловых поездок.

Составьте подробный маршрут

Ваш маршрут - это план успешной деловой поездки. Используйте его, чтобы контролировать каждую деталь - от расписания транспорта и имен тех, с кем вы встречаетесь, до бронирования билетов и адреса отеля. Убедитесь, что в вашем маршруте есть дополнительное время для отдыха, встреч, которые были отложены или переполнены, и загруженного движения.Рассмотрите возможность использования специально разработанного инструмента, такого как приложение myCWT ™, которое синхронизирует ваш маршрут с рабочими календарями и позволяет путешественникам делиться ими с коллегами. Это удобно с точки зрения коммуникации и эффективности, а также в качестве меры безопасности, если вы путешествуете в незнакомом месте.

Найдите пункт назначения

Может случиться так, что вы путешествуете в пункт назначения, который вам знаком и в котором чувствуете себя комфортно. Или вы попадаете на неизведанную территорию. В таком случае необходимо провести исследования, чтобы избежать ненужного риска.Например, некоторые города хорошо известны своими карманами для воров, поэтому вам нужно проявлять особую осторожность при хранении важных и дорогих вещей, таких как телефоны, в карманах. В зависимости от того, куда вы собираетесь, может быть разумным также ознакомиться с текущей политической ситуацией в пункте назначения.

Возможно, вы путешествуете в город или страну, где культура и обычаи отличаются от ваших. Избегайте выглядеть глупо или, что еще хуже, оскорблять, исследуя различия в поведении и манерах до вашего прибытия.Например, если вы собираетесь пригласить потенциальных клиентов на обед, знаете ли вы этикет чаевых или когда давать людям свои визитные карточки? Или, если вы посещаете страну, где английский не является общепринятым языком, вы можете даже выучить несколько базовых фраз, таких как приветствия и «спасибо», которые могут иметь большое значение при создании хорошего первого впечатления.

Подготовьте проездные документы

Часы тщательной подготовки и исследования будут потрачены зря, если вы забудете жизненно важные проездные документы.Для путешествий между странами требуется действующий паспорт, проездные билеты и иногда виза. Это ключ к выяснению того, нужна ли вам виза как можно скорее, даже если вы просто проезжаете через страну, не выходя из аэропорта. Некоторым посольствам на выдачу визы может уйти несколько дней или даже недель. Даже если вы не путешествуете в другую страну, вам может потребоваться удостоверение личности с фотографией, чтобы уточнить, соответствует ли ваше имя имени на билете. Лучше всего использовать паспорт или водительские права, поэтому всегда храните их в безопасности.

Вспомните свои электронные аксессуары

Сохраняйте максимальную продуктивность в поездке, взяв с собой ноутбук или планшет - время в пути будет действительно значимым. Не забудьте также упаковать соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Обычно вы можете забрать их в аэропорту, когда будете проезжать мимо, но подготовка является ключевым моментом, который в конечном итоге сэкономит вам время и деньги.

Будьте готовы к встрече

Итак, вы выполнили все необходимые шаги для планирования деловой поездки, но как насчет ваших бизнес-целей и самой встречи? Отметка того, чего вы надеетесь достичь в поездке, может помочь вам сосредоточиться - даже если вы просто хотите установить контакт с новыми контактами или получить общее представление о потенциальных новых клиентах.Вооружитесь как можно большим количеством информации о людях, которых вы встретите, а также о местах, где они будут. Какой дресс-код? Например, если вы посещаете промышленный объект, нужна ли вам прочная обувь? Если вы собираетесь проводить презентацию, в каком формате она будет и будет ли у хозяина необходимое оборудование? Просто отправьте электронное письмо заранее, чтобы проверить, есть ли у них подходящие экраны и кабели, чтобы избежать неприятных задержек или путаницы, которые могут привести к неудобному началу встречи.Первое впечатление имеет значение, поэтому дайте себе больше шансов произвести хорошее впечатление.

Выделив время на подготовку, проведя детальное исследование и следуя этим советам по деловым поездкам, вы можете оптимизировать свои шансы на продуктивную и приятную поездку.

[1] https://www.gbta.org/news-and-advocacy/newsroom/global-business-travel-spend-topped-record-breaking-12-trillion-usd-in-2015-will-reach- 16 трлн к 2020 г.

Другие публикации

.

11 советов при планировании деловой поездки для коллег или начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы ваш бизнес-путешественник работал максимально продуктивным и свободным от стресса. Это требует тщательного и грамотного планирования.

В конце концов, нужно помнить о множестве переменных, о деталях, которые нужно проработать, о резервированиях, которые нужно создать, и о расписаниях, которые необходимо согласовать.И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, пока ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, - это заранее организовать как можно более человеческую организацию, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как ты можешь это сделать?

Планирование командировки для начальника

1. Обратите внимание на их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для своего начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше.Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковки рейсов, а не устраивайте пересадки с большим количеством подушек безопасности. Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, ему, вероятно, нужно выполнить лишь несколько очень важных дел. Поймите, каковы цели этой поездки, будь то одно собрание или укомплектование нового офиса в другой стране.Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.

3. Позаботьтесь о дополнительных услугах

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь. Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка упражнений во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации. Или, может быть, они хотят взять с собой в поездку своего супруга и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или сделать во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать эти дела, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.

4. Составить маршрут деловой поездки

Последний документ в этом разделе - это маршрут деловой поездки , или сводка всех деталей поездки в одном месте. Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти нужную информацию.

При создании этих документов полезно думать в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планируем командировку для коллег

Та же забота и внимание к деталям, что и при планировании поездок, должны понравиться и вашим сотрудникам.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать для себя

Большинство бизнес-путешественников предпочитают бронировать деловую поездку для себя, как и при бронировании отпуска, вместо того, чтобы ехать туда и обратно с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает политики компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят, в рамках политики. Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6. Сложите все в одно место

Когда дело доходит до планирования деловой поездки, здесь очень много деталей.Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного одобренного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте дорожную папку. В папку для путешествия вложите распечатанный маршрут деловой поездки и подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые потребуются в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой.

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом. Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитки, батареи, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

Создайте контрольный список для путешественника, который будет передан путешественнику перед поездкой. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства - все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник вылетает на международный рейс, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию о его пункте назначения.Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, советы о местных законах и культуре, распространенных заболеваниях и о том, покрывает ли их тарифный план международные поездки. Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Требуется контактный лист путешественника . Это единый документ, который включает всю домашнюю и служебную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер и т. Д.Дополнительные элементы, такие как предпочтения в авиакомпаниях и отелях, запросы на питание и паспортные данные, сделают этот документ более надежным. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок. Как бы вы ни хранили эту информацию, попросите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования командировок

Еще один полезный документ - это контрольный список для планирования поездки . В нем содержится подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, обедов и развлечений, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального.Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.

Одна из основных мотиваций для любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, - убедиться, что ни одна деталь не останется неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильной даты билета или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации. Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка. На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

  • Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверяйте квитанции, делайте важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение. Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
  • Пополните запасы мобильных канцелярских принадлежностей вашего путешественника, чтобы он был готов к работе в следующий раз.
  • Вместе с путешественником просматривайте все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
  • Спросите у путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

GetYourGuide

Может быть обломком путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город.Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно. Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

TravelPerk

TravelPerk - это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников. У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о командировочных расходах.

Google Диск или облачная система хранения вашей компании

Планируя командировку, вы хотите, чтобы все было в одном месте.Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) можно сохранить в TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии. Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками - это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

.

45 основных фраз для путешествий на английском языке, которые необходимо знать для любой деловой поездки

Итак, у вас есть предстоящая командировка в Сиэтл, Нью-Йорк, Лос-Анджелес или Лондон.

Допустим, вы летите из Шанхая, чтобы посетить главный офис вашей компании в Сиэтле.

Это очень распространенная ситуация, и вам не о чем беспокоиться!

Даже несмотря на то, что наши технологии 21 века делают онлайн-общение простым и недорогим, деловые поездки по-прежнему популярны как никогда.

Согласно статье в The Economist , Глобальная ассоциация деловых поездок сообщает, что только в 2015 году организации по всему миру потратили 1,25 триллиона долларов на международные деловые поездки. Ожидается, что в 2016 году эта цифра вырастет еще больше.

Не секрет, что деловые поездки сопряжены с рядом проблем, иногда даже для опытных путешественников.

Мы поможем вам преодолеть их все.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)


Давайте начнем с краткого обзора некоторых из этих проблем, прежде чем мы представим путеводитель по языку, который гарантированно даст вам уверенность в общении на английском языке, куда бы вы ни отправились.

Работа с часовыми поясами и культурными различиями

Когда вы впервые прибываете в пункт назначения, вам, возможно, придется столкнуться с (1) сменой часовых поясов , то есть ощущением усталости от путешествия в другой (2) часовой пояс , где время отличается от времени в вашем домашнем регионе.

Погода, еда и культура (способ работы) также могут отличаться от того, к чему вы привыкли. Чувство удивления и замешательства, которое вы испытываете от всех этих новых вещей, иногда называют (3) культурным шоком.

Ничего страшного, если тебе все не нравится в начале поездки. Вам просто нужно сохранять спокойствие и терпение. Постарайтесь понять, что люди думают и чувствуют, и постарайтесь подумать о причинах, по которым у них есть определенные продукты и традиции.

Передвижение в другой стране

Передвигаться в другой стране достаточно просто с (4) GPS (Глобальная система определения местоположения), которая показывает, где вы находитесь на карте. Наличие карты на вашем смартфоне, компьютере или другом устройстве может подсказать вам, по каким улицам нужно идти или ехать, чтобы добраться до места назначения.

Обязательно имейте при себе отличный путеводитель или разговорник. Гиды расскажут, куда пойти и чем заняться во время путешествия. Разговорники дадут вам важные слова и фразы на местном языке пункта назначения - в данном случае на английском.Вы можете найти множество отличных путеводителей и разговорников на английском через Lonely Planet .

Настоящая задача - определить наиболее удобный (5) вид транспорта . Вы можете воспользоваться такими видами транспорта, как такси, поезда, метро или автобусы. Какой из них взять с собой в офис или на встречу? Поговорите с местными жителями и со своими коллегами в другой стране и попросите их дать рекомендации.

Общение на английском языке

Для деловых путешественников, чей родной язык не английский, общение на английском может быть проблемой.Но английский язык не должен быть проблемой, если вы вооружитесь основным (необходимым) словарным запасом и языковыми структурами, которые понадобятся вам в командировке.

Помимо изучения слов, указанных в этом посте, вы можете изучать деловой английский для путешествий с помощью видео и средств обучения на FluentU.

FluentU берет видео из реального мира - например, деловые диалоги, вдохновляющие выступления, новости и многое другое - и превращает их в индивидуальные уроки английского языка.

На FluentU есть огромная коллекция англоязычных видео, которые люди в англоязычном мире действительно смотрят.

Более конкретно, FluentU имеет полную бизнес-категорию , заполненную подлинными бизнес-видео, охватывающими шесть языковых уровней.

Чтобы показать разнообразие видео даже внутри одной категории, на FluentU есть бизнес-ролики из реального мира, включающие «Знакомство с коллегами по бизнесу», «Деловые словечки», «Управляйте своим почтовым ящиком!» и «Что Уоррен Баффет думает о наличных деньгах».

Дополнительным бонусом является то, что если вы захотите позже поработать над другими темами, просто используйте ту же знакомую платформу FluentU для обучения с видео из других категорий, таких как «Наука и техника», «Политика и общество», или смешайте их. с «Искусство и развлечения» или «Здоровье и образ жизни.”

Каждое произнесенное слово снабжено субтитрами с контекстным определением, изображением и несколькими примерами предложений.

Все, что вам нужно сделать, это нажать или щелкнуть одно из слов в этих субтитрах, чтобы получить дополнительную информацию. Например, если вы нажмете на слово «принес», вы увидите следующее:

Кроме того, все эти замечательные видео сопровождаются интерактивными функциями и инструментами активного обучения , такими как мультимедийные карточки и веселые игры, например "заполнить бланк.”

Если вам интересно смотреть веселые, релевантные видео и активно практиковать язык в процессе, не забудьте создать учетную запись FluentU и опробовать ее на своем компьютере, устройстве iOS или Android!

В аэропорту

Регистрация на рейс

Когда вы прибудете в аэропорт, чтобы успеть на рейс, вам сначала следует пройти к стойке регистрации (6) той авиакомпании, которой вы летите. Здесь пассажиры размещают свои зарегистрированные сумки и забирают посадочные талоны.A (7) посадочный талон - это билет на самолет, который позволяет вам попасть в самолет.

(8) Зарегистрированный багаж - это сумки и чемоданы, которые вы передаете авиакомпании для размещения в грузовом отсеке самолета перед посадкой на борт. (9) Ручная кладь - это те сумки, которые вы можете взять с собой в самолет.

Большинство авиакомпаний имеют (10) нормы провоза багажа , которые ограничивают вес каждой единицы багажа. Если ваш багаж слишком велик, с вас может взиматься плата (11) за сверхнормативный багаж , сбор .

Вы также могли слышать слово багаж . Багаж обычно используется в британском английском, а багаж используется в американском английском. Оба слова верны и могут использоваться как синонимы.

Багаж и багаж - собирательные слова для чемоданов и сумок, которые путешественник берет с собой в поездку, и поэтому используются только в единственном числе.

Предпочтительные места для пассажиров

На стойке регистрации сотрудники авиакомпании могут спросить:

«Какие места вы предпочитаете (12) ? Хотите место у прохода или у окна? »

(13) Сиденья в проходе расположены вдоль прохода или прохода между средними секциями самолета.(14) Подоконники расположены рядом с окнами самолета. (15) Средние сиденья расположены между сиденьями у прохода и у окна.

Если вы путешествуете дальним рейсом, вы можете запросить место с (16) дополнительным пространством для ног (дополнительное пространство для ваших ног), чтобы вы, надеюсь, меньше устали по прибытии. Это сиденья, расположенные возле аварийных выходов (дверей) самолета.

Посадка на самолет

Выход на посадку (17) - это выход, через который пассажиры выходят на посадку в самолет.Есть (18) зал вылета (зал ожидания), где они могут подождать до посадки.

Стыковочный рейс

Стыковочный рейс предполагает пересадку самолетов по пути к пункту назначения. Самолет, которым вы летите из Шанхая, остановится в Токио, где вы сядете на стыковочный рейс (19) , рейс до Сиэтла.

Эта кратковременная остановка для пересадки самолетов называется (20) остановка или остановка .

Во время регистрации вы можете попросить зарегистрировать свой багаж на всем пути от Шанхая до Сиэтла, сказав:

(21) Я бы хотел, чтобы мои чемоданы прошли регистрацию до Сиэтл, пожалуйста.

(22) Не могли бы вы, , проверить мои сумки до Сиэтла?

Это означает, что ваши сумки будут отправлены прямо в Сиэтл, и вы сможете забрать их там.

У вас проблемы с английским во время деловых видеозвонков?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе ... вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь? Это называется UpEnglish.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру - начните с UpEnglish сегодня.

На такси или поезде

Когда вы прибудете в пункт назначения, вам нужно будет найти дорогу из аэропорта или отеля в главный офис в Сиэтле. Часто вам придется полагаться (зависеть) от общественного транспорта, такого как такси, поезд или автобус, чтобы передвигаться по городу.

Спросить, как добраться до места назначения

Естественно, вы можете заранее узнать, как добраться до места назначения.Вот несколько способов, которыми вы могли бы спросить:

(23) Как мне добраться от Chase Bank до главного офиса?

(24) Как лучше всего добраться до офиса от Chase Bank на East Street?

Вы можете заменить слово лучший на самый быстрый , самый короткий , самый простой или самый быстрый .

Запрос расстояния до пункта назначения

Чтобы оценить время или расстояние, которое потребуется, чтобы добраться до вашего офиса или места встречи, вы можете спросить:

(25) Как далеко от Chase Bank до Центр жизни?

(26) Сколько времени потребуется, чтобы добраться до Chase Bank из отсюда?

Просьба поехать в определенное место

Чтобы добраться из аэропорта или гостиницы до офисного здания или другого делового места (места встречи), можно воспользоваться такси, поездом или автобусом.

Вы можете сказать таксисту или продавцу билетов при покупке билета на поезд или автобус, куда вы хотите отправиться, сказав:

(27) Я бы хотел пойти в Plaza Tower на Lowry Дорога.

(28) Мне нужно пойти в , здание Кодак.

(29) Не могли бы вы отвезти меня в Мейнард-Корт?

В отеле

Регистрация

Вероятно, ваша компания забронировала для вас номер в гостинице перед деловой поездкой.Когда вы приедете в отель, все, что вам нужно сделать, это сообщить персоналу стойки регистрации в отеле:

(30) У меня есть бронь под номером (ваше имя и название вашей компании).

Они могут запросить дополнительную информацию, например номер вашего бронирования, для завершения процесса регистрации, прежде чем сообщат вам номер комнаты и ключ.

At Business Meals

Обеды и ужины играют важную роль в заключении деловых сделок, построении деловых отношений и достижении партнерских отношений.

Собираетесь ли вы на деловую трапезу или принимаете ее, важно знать, как обращаться с обедами вместе со своими деловыми партнерами.

Подготовка к заказу

После того, как у всех за столом было некоторое время, чтобы взглянуть на меню, хозяин (человек, развлекающий гостей и оплачивающий счет) может проверить, готовы ли они сделать заказ, спросив:

(31) Заказать сейчас?

(32) Готовы ли мы сделать заказ или вам нужно больше времени?

Спрашиваем, что заказывать

Если вы обедаете в ресторане впервые, возможно, вы не знаете, что заказать или что это фирменное блюдо (блюдо, на котором специализируется ресторан).

Лучший способ узнать это - спросить у хозяина, что заказать:

(33) Что здесь хорошего?

(34) Что такое домашняя специальность?

(35) Не могу решить, что заказать. Что ты предлагаешь?

Здесь вы можете заменить слово предложить на рекомендовать .

Вместо того, чтобы задавать прямой вопрос, можно также сказать:

(36) Все выглядит хорошо.Я не знаю, что заказать.

Оформление заказа

После того, как вы определились с вашим заказом, просто скажите:

(37) Я хочу Garden Salad , пожалуйста, .

(38) Мне Рисовый плов с жареным лососем , пожалуйста, .

(39) Могу я получить Каре ягненка , пожалуйста, ?

На фуршетных и банкетных обедах (распространенных в азиатских странах) вам, возможно, не придется делать индивидуальный заказ.Ваш хозяин, скорее всего, выбрал бы блюда (блюда) и устроил бы их для подачи на фуршет или банкет.

Подготовка к отъезду

Деловая поездка может занять довольно долгие дни. После вкусного делового обеда вы можете подать сигнал о том, что вы готовы завершить день (конец дня), сказав:

(40) О, посмотрите на время. Становится поздно.

(41) У меня завтра ранний день.

Это означает, что вам нужно завтра рано вставать, возможно, для других встреч.

(42) Я чувствую себя немного сбитым с толку.

Из-за разницы во времени вы можете почувствовать усталость и захотите немного отдохнуть.

Что сказать хозяину / если вы хозяин

В конце делового обеда вы можете сказать своему хозяину следующее:

(43) Спасибо за прекрасный ужин.

Если вы хозяин, то можете ответить на благодарность за обед, сказав:

(44) С удовольствием.

(45) Удовольствие мое.

В обычных обстоятельствах вы бы сказали: «Пожалуйста», когда кто-то поблагодарит вас.

Итак, если вы соберете этот список слов и структур предложений во время деловой поездки, вы можете быть уверены, что они пригодятся вам везде, где вы путешествуете по делам.

Но прежде чем отправиться, вот несколько советов, которые следует помнить во время деловых поездок в другие страны.

  • Говорите медленно и четко, чтобы вас легко понимали.
  • Если вы не понимаете собеседника, просто скажите: «Не могли бы вы сказать это еще раз?» или «Извините, я не поняла, что вы сказали.”

Теперь все готово. Удачной деловой поездки.


Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

.

Смотрите также