Документы дсп что это такое

Документы ДСП: образцы, оформление, хранение

Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.

Об актах

Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.

Учет

Согласно представленным в законе инструкциям, документы ДСП обязательно отражаются в официальном учете организации. Любое ненадлежащее действие с данной документацией приводит к утечке информации. Поэтому пользуются документами с пометкой «ДСП» с особой внимательностью.

Отслеживается и местонахождение документации, и это в обязательном порядке. Такие требования позволяют обеспечить ответственность за хранение документов с грифом «ДСП». Наличие данных бумаг всегда тщательно проверяется, чтобы всегда оставалась возможность вовремя заметить их утрату и принять соответствующие меры.

Виды

Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.

Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры - для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.

После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.

Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.

Подробнее об учете

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» свидетельствует о том, что при маленьких объемах соответствующих актов учет осуществляют вместе со стандартной документацией. Но при этом нужно понимать, что разница в оформлении образцов документов ДСП и наличие ряда нюансов в этом вопросе повышают риски того, что документация будет утрачена.

Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.

Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации – для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.

Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.

Присвоение грифа

Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.

Работа

Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.

Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.

Архивные документы ДСП (расшифровка - для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.

Подробнее о хранении

Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.

Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.

Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.

На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.

Тонкости оформления

Существует ряд нюансов, которые обязательно учитывают, присваивая документу гриф «Для служебного пользования». Пометку «ДСП», номер копии прописывают на первой странице акта, на обложке и титульном листе. Также помечают первую страницу сопроводительных писем к документации, которая содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.

Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.

Подробнее о документах ДСП

Нередко работники всевозможных учреждений объясняют свои требования рядом внутренних инструкций. Проверку их наличия провести не представляется возможным. Акты хранятся под грифом «Для служебного пользования».

К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.

В ходе обжалования Кателевский указывал, что сам не видел текста приказа, поскольку он оформлен под грифом «Для служебного пользования», несмотря на то что документация, которая так или иначе затрагивает права и обязанности третьих лиц, должна обязательно публиковаться, согласно российскому законодательству. Первое рассмотрение дела было отложено, так как Министерство юстиции не ознакомилось со спорным приказом. Второе рассмотрение было прекращено, поскольку за 3 суток до того Министерством внутренних дел документ был признан утратившим силу.

На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.

Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.

Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна. Также она предназначается лишь для использования внутри ведомства. По этой причине прав и свобод граждан она не затрагивает.

«Газпром» против налоговиков

Но при всей безнадежности данной ситуации есть и несколько более позитивные прогнозы. Не так давно имело место резонансное дело об оспаривании «Газпромом» внутренних писем Федеральной налоговой службы Российской Федерации. Предприятие добивалось того, чтобы письмо ФНС «О налоге на добычу полезных ископаемых» было признано недействительным.

ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы – это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.

«Газпром» дошел до Конституционного суда. Там было признано, что акты носят обязательный характер как для предприятия, так и для налогоплательщиков. По этой причине последние должны обладать правами оспаривания «внутреннего налогового письма.

Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.

В ходе данного разбирательства появилось новое положение в федеральном конституционном законе «О Верховном суде Российской Федерации». Оно указывало на то, что акты с разъяснениями законодательства могут оспариваться.

Однако в случае с делом Кателевского непонятно, относится ли приказ МВД к актам подобного рода, так как законодательство данный вопрос не разъясняет никак. Подобные инструкции представляют большую опасность: их обязательно должны соблюдать граждане, но при этом документы скрыты грифом «Секретно». То есть доверять граждане могут лишь слову работника государственных органов. А оспаривание требований – «гадание на кофейной гуще», так как текст инструкции откроется лишь в судебном порядке.

Необязательность соблюдения

Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение – применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.

По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.

На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.

Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию – нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.

Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.

Особенности работы

Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.

Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.

После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.

В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение – приказ министра обороны РФ № 355.

Уничтожается дело с пометкой «ДСП» только по акту. И в учетной форме всегда прописывается ссылка на него. Передаваться документы могут лишь после одобрения данного действия руководителем организации. Когда ответственное лицо сменяет кто-либо другой, то акт приема-передачи обязательно утверждает руководство.

В ряде случаев необходимо снимать гриф «ДСП» с дел. В таком случае информацию о данной процедуре рассылают каждому адресату, уже получившему оригинал документации. Тогда ответственные лица зачеркивают соответствующую пометку и пишут дату, когда был издан приказ об этом, а также его номер и имя руководителя, распорядившегося таким образом.

В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.

Порой возникают ситуации, когда в отправленном конверте не оказывается соответствующей документации с грифом «Для служебного пользования». Тогда получивший такое отправление составляет 2 копии акта, и один из них высылает адресату. Если документы были высланы по ошибке, их обязательно отправляют обратно.

В нерабочее время соответствующую документацию принимают уполномоченные на то дежурные, которые не вскрывают письма, а отдают сотрудникам, наделенным необходимыми для этого правами и обязанностями. Запрещено передавать в нерабочее время в организацию документацию с грифом «ДСП», если она не имеет дежурного, работающего на постоянной основе.

Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.

Документы ДСП группируются в делах. Если дело не имело подобного грифа, но в него включили документацию с соответствующей пометкой, то оно все приобретает гриф «Для служебного пользования». Это в обязательном порядке фиксируют в номенклатуре текущего периода.

Если на предприятии появилось небольшое число документов ДСП, то номенклатура порой предусматривает формирование отдельного дела ДСП, в которое и включается вся соответствующая документация. Сроков хранения данного дела, как правило, не устанавливают. Однако в номенклатуру проставляют отметку «ЭК» - «экспертная комиссия».

Когда заканчивается формирование дела по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.

Когда в деле документов ДСП есть документация лишь с временным сроком хранения, то его могут не группировать заново. Сроки его хранения устанавливают в соответствии с максимумом срока хранения документации, включенной в него. Гриф «Экспертная комиссия» замещается сроками хранения. Если они достигают 10 лет, то в деле должна содержаться внутренняя опись.

Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.

Дела, связанные так или иначе с пометкой «Для служебного пользования», с разной периодичностью просматривают, выявляя, не нужно ли гриф с документации снять. Решение данного вопроса возложено на особую комиссию из сотрудников документационного обеспечения предприятия. Она и составляет акт в свободной форме, в котором содержится решение по данному вопросу.

О коммерческих организациях

Иные правила действуют в случаях, когда речь идет о коммерческих организациях. На них может присутствовать служебная тайна, но гриф «ДСП» на документы в них ставить нельзя. Это будет нарушением требований законодательных актов. На предприятиях коммерческой направленности пользуются лишь пометкой «Коммерческая тайна» либо «Конфиденциально».

К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.

Документы Для служебного пользования (ДСП). Особенности работы, оформление, хранение

Документ с грифом «ДСП»

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Бланк документа «Для служебного пользования»>>

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции.

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.

В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).

В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».

Хранение документов «Для служебного пользования»

Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование.

Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах. Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

Бланк письма «Для служебного пользования»>>

Если есть приложения к дсп-документу, пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

Как правильно зарегистрировать и обработать ДСП-документ>>

Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем. Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

С 2006 года

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

исчезло законодательное определение конфиденциальной информации (это определение было в старом «трехглавом законе» [Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»]) и с этого момента есть только:
- «информация ограниченного доступа»
- «информация ограниченного распространения»
- «информация требующая обеспечения конфиденциальности»
(при этом гос. тайна тоже подпадает под эти определения)
ст. 9 определено, что ограничение доступа к информации должно устанавливаться законами (а не подзаконными актами):

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате

служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

Требования к документам “для служебного пользования”

На сегодняшний день ситуация такова, что продолжает действовать «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233, не предусматривающее не только распространение этого вида информации в электронном виде, но и использование компьютерной и электронно - вычислительной техники для создания таких документов. [3] В Положении приведены такие требования, как:

а. Документы с пометкой «Для служебного пользования»: печатаются в машинописном бюро;

б. на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа;

в. отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет;

г. черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации;

д. при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;

е. к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» либо «Для служебного пользования» и номер экземпляра, передаются работникам подразделений под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя;

ж. учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно, документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых несгораемых шкафах (ящиках, хранилищах) соответствующими печатями. [3]

Ограничения по применению пометки “для служебного пользования”

К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

а. акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б. сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

в. описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

г. решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

д. документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

работа исполнителей с документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования»

Исполнитель при работе с документами «Для служебного пользования» (ДСП) должен соблюдать следующие дополнительные требования:

* исполнитель получает документ от только под роспись в журнале учета документов «Для служебного пользования»;

* ознакомлению с документом ДСП подлежат только лица, указанные в списке рассылки документа, или лица, получившие разрешение руководителя подразделения;

* документ ДСП хранится в месте, недоступном для других сотрудников, не подлежащих ознакомлению с данным документом;

* документы ДСП хранятся отдельно от других документов;

* исполнитель после отработки документа ДСП сдает его в секретариат или приобщает в дело под роспись в журнале учета документов ДСП;

* документы ДСП после окончания срока их оперативного использования сдаются в архив;

* уничтожение документов ДСП производится в соответствии с правилами уничтожения документов с составлением отдельного акта;

* тиражирование документов ДСП производится с разрешения начальника подразделения;

* сотрудники, расписавшиеся в получении документа ДСП, несут персональную ответственность за сохранность документа и за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в документе. [4]

О служебной информации ограниченного распространения

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2014 г. № 783 утверждено Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, а также определен перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения.

Положением установлено, что на документах (приложениях к документам), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также их проектах и сопроводительных письмах к ним проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования».

При наличии в документе структурного элемента с ограничительным грифом «Для служебного пользования» при направлении документа заинтересованным готовятся полный вариант такого документа и извлечение из него. При этом полный вариант документа направляется тем государственным органам, юридическим лицам, к компетенции которых относится этот структурный элемент, иным государственным органам, юридическим лицам – только извлечение из документа.

Прием, регистрация, контроль исполнения и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются службой документационного обеспечения управления либо иными уполномоченными лицами государственных органов, юридических лиц, выполняющими указанные функции в соответствии с локальными нормативными правовыми актами.

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

автоматизированной (электронной);
карточной (в регистрационно-контрольных карточках);

Положением установлено, что документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах, юридических лицах, как правило, регистрируются отдельно от других документов.

Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп».

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием систем электронного документооборота доступ к текстам документов ограничивается. Круг лиц, имеющих право доступа к тексту документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, определяется руководителем государственного органа, юридического лица либо уполномоченным им лицом.

Черновые документы (материалы), содержащие служебную информацию ограниченного распространения (за исключением визовых), на бумажных носителях уничтожаются исполнителями документов способом, исключающим возможность прочтения текста. Ответственность за их уничтожение несет исполнитель документа.

Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на бумажных носителях их исполнителям и между исполнителями осуществляется под роспись в регистрационно-контрольных формах, если иное не определено локальными нормативными правовыми актами.

Согласно Положению документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:

пересылаются в установленном порядке по защищенным в соответствии с требованиями законодательства каналам электросвязи, фельдъегерской или специальной связью, нарочным или заказным почтовым отправлением. В случае отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, заказным почтовым отправлением используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги. Работники службы документационного обеспечения управления при отправке таких документов предварительно оборачивают их в бумагу, а затем вкладывают в конверты. На верхний клапан конверта (пакета) после запечатывания проставляется оттиск печати;
тиражируются только с письменного разрешения (резолюции) руководителя государственного органа, юридического лица либо уполномоченного им лица, руководителя самостоятельного структурного подразделения, руководителя службы документационного обеспечения управления, уполномоченного лица, выполняющего функции службы документационного обеспечения управления, и учитываются в учетно-регистрационных формах (журналах, книгах);
хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

Хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в электронном виде осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования (в том числе к глобальной компьютерной сети Интернет), если иное не определено законодательством.

По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежат уничтожению в порядке, определенном законодательством.

Проверка наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проводится не реже одного раза в два года комиссией, создаваемой руководителем государственного органа, юридического лица либо уполномоченным им лицом. Результаты проверки оформляются актом.

Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в том числе подготовка и оформление проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация, отправка, тиражирование, передача, ознакомление, контроль исполнения, хранение, уничтожение, использование, подготовка к передаче в архив государственного органа, юридического лица, не урегулированные Положением и актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, регулируются локальными нормативными правовыми актами.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами (носителями информации), содержащими такую информацию, работник государственного органа, юридического лица несет ответственность в соответствии с законодательством.

Постановление вступает в силу после его официального опубликования.